Robôs são utilizados para facilitar o trabalho dos advogados
Em 2020, o salto na transformação digital das empresas em escala global, causado pela pandemia de Covid-19, se refletiu também nos tribunais e, consequentemente, no atendimento jurídico. Para efeito de comparação, o Pessoa & Pessoa advogados passou de uma média de 60 processos cadastrados por dia, em 2019, para 250, em 2021.
Inovar na gestão desses processos, em escala crescente, era uma condição para seguir no mercado. Desde então, o Escritório vem colecionando cases de inovação, ao desenvolver automações que têm resultado na simplificação e, ao mesmo tempo, maior qualificação das entregas.
Pra se ter uma ideia, antes da automação, quando o escritório recebia uma carteira de 5 mil processos, por exemplo, esse fluxo envolvia um mutirão de 15 advogados e levava duas semanas, incluindo finais de semanas, para ser concluído. Hoje, tudo é feito em dois dias.
As automações tornaram a operação muito mais segura. Agora, eles podem receber um cliente com uma carteira de processos imensa que isso não vai afetar a operação e nem colocar em risco o prazo da entrega.
São várias as automações desenvolvidas pela área de TI do Pessoa & Pessoa Advogados Associados. Há desde o robô que faz cadastro e habilitação de processos, o que distribui as pautas, o que identifica divergências de data de audiência (quando o tribunal divulga datas diferentes para uma mesma audiência), até aquele que captura publicações e intimações judiciais e o que verifica, em tempo real, o andamento processual, independentemente de ter havido notificação oficial.
Para incentivar novas ideias, o escritório realizou, em agosto, a sua primeira Maratona de Inovação. O evento reuniu 50 advogados das unidades do Escritório. São mais de 600 colaboradores distribuídos em seis capitais: Salvador, São Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Recife e Aracaju. A Maratona aconteceu no Centro de Inovação de Impacto, no Parque da Cidade, na capital baiana.
As três propostas mais bem avaliadas foram premiadas com cinco kindles e 10 smartwatches, além de uma quantia em dinheiro – primeiro lugar, R$ 8 mil e 5 kindles; segundo lugar, R$ 5 mil e 5 smartwatches; e terceiro lugar, R$ 2 mil e 5 smartwatches.
Os desafios são muitos. Entre eles: deixar a comunicação interna mais clara, já que são 600 funcionários distribuídos em 9 unidades. Outro ponto que merece atenção é a integração entre os variados setores para que as informações não se percam no caminho. A gestão de contratos também é desafiadora. São inúmeros detalhes dos clientes e o contato deles com o escritório. A meta é conseguir melhorar a prestação dos serviços e assim atender melhor quem procura o escritório. Acompanhar o ritmo de mudanças no ambiente jurídico que passa por grande transformação tecnológica também demanda dos escritórios constantes adaptações.
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